Документооборот является неотъемлемой частью любой организации, будь то маленькая фирма, специализирующаяся на продуктовых продажах, или огромный концерн, основной вид деятельности которого заключается в поставках продукции по всему миру. Любой бизнес сопровождает масса накладных, в которых указывается любая мелочь, вплоть до заказа кухни с патиной в подарок жене директора, зарплатных ведомостей, бухгалтерских отчетов и прочих, не менее важных документов. Большинство таких бумаг требует хранения в течение длительного срока, и, соответственно, с каждым годом документов становится все больше. Далеко не каждая организация может выделить отдельное помещение специально для хранения архива документов, но и избавляться от них тоже ни в коем случае нельзя.
В таких ситуациях и приходят на помощь компании, предлагающие специализированные архивные услуги, которые заключаются не только в тщательном хранении документации предприятия, но и в их четкой систематизации, позволяющей в случае необходимости быстро найти требуемый документ. Во-первых, такой подход позволяет избежать потери важных бумаг, освещающих деятельность организации, а во-вторых, значительно экономит время руководителей и сотрудников предприятия. Обращаясь за помощью к конторам, предлагающим архивные услуги, следует обратить внимание на квалификацию, опыт и знания архивариуса, а также на его умение понимать поставленную перед ним цель, и четко ей следовать. Последний пункт, впрочем, критичен только в том случае, если руководители организации сами понимают, чего они хотят от архивных услуг - простого хранения всех документов, хранения и четкой систематизации документооборота фирмы за определенный срок, или еще и избавления от утративших актуальность документов, до которых все никак не дойдут руки.
Компании, предлагающие различным организациям архивные услуги и систематизацию документов, могут предложить как кратковременное, так и долговременное хранение архива компании.
Документами, отданными на краткосрочное хранение, считается документация, срок хранения которой не превышает пяти лет. Долгосрочное хранение предусматривает срок содержания документов в архиве более десяти лет. При договоре на внеофисное хранение документов, необходимо провести специальную экспертизу, выясняющую их подлинность, затем руководитель организации обязан составить опись всех отданных на хранение документов, после чего их увозят в архив. В случае необходимости, руководитель предприятия или его доверенный сотрудник имеет право в любое время потребовать тот или иной документ, находящийся в архиве. Такой подход к документообороту значительно освобождает рабочее пространство от залежей бумаг, и, как уже было сказано выше, экономит массу времени. Хочешь получить бонусы просто так? Переходи на win-line1.ru и регистрируйся!